Facturación electrónica: qué datos puede pedirle un negocio al cliente (y cuáles no)

Palabras clave (SEO): facturación electrónica Colombia, datos del comprador, Resolución 000202 de 2025, Resolución 000165 de 2023, DIAN, protección de datos, RUT, documento equivalente P.O.S., emprendedores.

Contenido informativo basado en fuentes oficiales. No constituye asesoría.

Muchos emprendedores reciben quejas de clientes a quienes, al momento de facturar, les piden el RUT, la dirección o el número de teléfono. La DIAN precisó cuál es la información máxima que un negocio puede solicitar para expedir la factura electrónica a nombre del comprador.

Qué dice la norma

La Resolución 000202 del 31 de marzo de 2025 (Diario Oficial No. 53.076 del 1 de abril de 2025) modificó parcialmente la Resolución 000165 de 2023 y reescribió los artículos 69 y 70 sobre los datos exigibles al comprador. Esta norma quedó compilada en la Resolución 000227 del 23 de septiembre de 2025, que rige desde el 1 de enero de 2026.

Cuando el comprador solicita que la factura electrónica de venta o el documento equivalente tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. se expida a su nombre, el sujeto obligado a facturar únicamente puede solicitar tres datos: nombre y apellidos o razón social; tipo y número de identificación; y correo electrónico. El correo permite enviar la factura por mensaje de datos y, a juicio del comprador, no es necesario cuando la factura se entrega mediante representación gráfica impresa (artículo 35 de la Resolución 000165 de 2023).

Si el comprador no pide que la factura se expida a su nombre, no hay lugar a solicitar esos datos: la operación se factura a “consumidor final”. Además, cuando la DIAN ponga a disposición su servicio electrónico de consulta por autollenado, el único dato que se solicitará será el número de identificación, y el sistema completará el nombre y el correo. La DIAN comunicará la fecha desde la cual ese servicio queda disponible.

A quién aplica

Aplica a todos los sujetos obligados a facturar electrónicamente en Colombia (personas naturales y jurídicas), incluidos quienes usan el Servicio de Facturación Gratuita de la DIAN, software propio o un proveedor tecnológico. La precisión sobre los tres datos se refiere a la factura electrónica de venta y al documento equivalente P.O.S. expedidos a nombre del comprador.

Posibles cambios o novedades

La novedad operativa es el servicio de consulta por autollenado que, una vez disponible, permitirá generar la factura con solo el número de identificación. Mientras la DIAN no comunique su fecha de entrada en operación, la recolección de datos se rige por el artículo 69 (los tres datos). La norma también otorga a las empresas de servicios públicos domiciliarios que facturan en sitio un plazo de hasta 48 horas para transmitir el documento equivalente a la DIAN cuando enfrentan dificultades técnicas, entregando entretanto una copia física al usuario.

Ventajas y desventajas (informativo)

Entre las ventajas, la medida reduce la fricción al facturar, agiliza la atención y limita la recolección de datos personales, en línea con la Ley 1581 de 2012. Como contrapartida, los negocios con software propio o proveedor tecnológico deben ajustar sus sistemas y capacitar al personal de caja para no solicitar datos que la norma prohíbe, como el RUT, la dirección de residencia o el número telefónico.

Una interpretación para el emprendedor

En términos prácticos, la norma fija un límite claro: un negocio puede pedir, como máximo, nombre o razón social, identificación y correo cuando el cliente quiere la factura a su nombre; no puede exigir RUT, dirección ni teléfono, y si el cliente no da el correo, debe entregarle la representación gráfica impresa. Revisar el proceso de caja frente a estos parámetros es una forma de cumplir la norma y, a la vez, cuidar la relación con el cliente.

Cómo verificarlo (fuentes oficiales)

•       Resolución 000202 de 2025 (Normograma DIAN): https://normograma.dian.gov.co/dian/compilacion/docs/resolucion_dian_0202_2025.htm

•       Resolución 000165 de 2023 (Normograma DIAN): https://normograma.dian.gov.co/dian/compilacion/docs/resolucion_dian_0165_2023.htm

•       Resolución 000227 de 2025 (Normograma DIAN): https://normograma.dian.gov.co/dian/compilacion/docs/resolucion_dian_0227_2025.htm

•       Comunicado de Prensa No. 026 del 1 de abril de 2025 (DIAN): https://www.dian.gov.co/Prensa/Paginas/NG-Comunicado-de-Prensa-026-2025.aspx