Política de
Privacidad

La presente Política tiene por objeto informar a los Titulares de los datos personales que sean tratados por GRACIA ERP SAS —marca comercial Conta Gracia / Contagracia— acerca de las finalidades, condiciones, procedimientos y derechos que les asisten conforme a la Ley 1581 de 2012.

Al acceder al sitio web www.contagracia.com, registrarse en la plataforma o utilizar cualquiera de nuestros servicios, el Titular acepta expresamente los términos de esta Política y autoriza el tratamiento de sus datos personales de conformidad con las finalidades aquí descritas.

Esta Política aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos de GRACIA ERP SAS, cuyo tratamiento se realiza de forma parcial o totalmente automatizada.

El área encargada de atender peticiones, consultas y reclamos ante los cuales el Titular puede ejercer sus derechos es la Coordinación Jurídica, cuyos datos de contacto figuran en el recuadro anterior.

Para efectos de la presente Política, los siguientes términos tendrán el significado señalado por el artículo 3º de la Ley 1581 de 2012:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, religión, orientación política, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. En el marco de esta Política, GRACIA ERP SAS.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: Envío de datos personales por parte del Responsable ubicado en Colombia a un receptor destinatario ubicado dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento por parte de un Encargado cuando se comuniquen datos personales al mismo, sea que se encuentre dentro o fuera de Colombia.

La presente Política se rige por las siguientes normas del ordenamiento jurídico colombiano:

• Constitución Política de Colombia — Art. 15: Reconoce el derecho fundamental al Habeas Data.
• Ley 1581 de 2012: Régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013: Reglamentario parcial de la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 886 de 2014: Reglamenta el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
• Ley 1266 de 2008: Régimen de administración del dato financiero, crediticio, comercial y de servicios.
• Circular Externa 002 de 2015 SIC: Instrucciones sobre el RNBD.
• Guías de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad de protección de datos personales en Colombia.

GRACIA ERP SAS no recopila ni almacena datos financieros de tarjetas de crédito o cuentas bancarias. Los pagos se procesan a través de pasarelas de pago autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia, que cuentan con sus propias políticas de tratamiento.

Los datos personales recopilados serán tratados exclusivamente para las siguientes finalidades:

• Prestar el servicio de software empresarial ERP contratado, en modalidad SaaS.
• Gestión precontractual, contractual y postcontractual, incluyendo cotizaciones, facturación y cobranza.
• Atender solicitudes de soporte técnico, consultas, quejas y reclamos.
• Enviar comunicaciones operativas relacionadas con el servicio: notificaciones del sistema, actualizaciones, alertas.
• Cumplimiento de obligaciones legales, tributarias y regulatorias, en particular ante la DIAN.
• Análisis estadísticos, métricas de uso y mejora continua de la plataforma.
• Envío de comunicaciones comerciales, promociones o novedades del producto (previa autorización y con posibilidad de opt-out en todo momento).
• Prevención y detección de fraude, abuso o uso indebido del servicio.
• Ejercicio y defensa de derechos ante autoridades administrativas y judiciales.

De conformidad con el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012, GRACIA ERP SAS solo tratará datos personales previa autorización expresa e informada del Titular. La autorización podrá ser manifestada mediante:

• Formulario o casilla de verificación aceptada al registrarse en la plataforma o al firmar un contrato.
• Comunicación electrónica, verbal o escrita dirigida a GRACIA ERP SAS.
• Conducta inequívoca del Titular que permita concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

De acuerdo con el artículo 10º de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento con fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Conforme al artículo 8º de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a GRACIA ERP SAS, especialmente cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos podrán ejercerse por el Titular, sus causahabientes o su representante legal debidamente acreditado.

GRACIA ERP SAS puede compartir datos personales con los siguientes destinatarios, siempre bajo estrictas obligaciones de confidencialidad y con las finalidades autorizadas por el Titular:

• Proveedores de infraestructura cloud (por ejemplo, Amazon Web Services, Google Cloud) que alojan los servidores en los que se procesa y almacena la información.
• Pasarelas de pago autorizadas por la Superintendencia Financiera para el procesamiento seguro de transacciones.
• Autoridades administrativas o judiciales competentes que lo requieran en cumplimiento de la ley (DIAN, SIC, autoridades tributarias, entre otras).
• Empresas subcontratadas para la prestación de servicios accesorios (correo transaccional, analítica, mensajería), quienes actúan como Encargados adicionales bajo contratos de confidencialidad.

Cuando los datos personales sean transferidos a países que no cuenten con un nivel adecuado de protección conforme a los estándares fijados por la SIC, GRACIA ERP SAS solicitará la autorización expresa del Titular o suscribirá contratos de transmisión internacional con las garantías del artículo 26 del Decreto 1377 de 2013.

En cumplimiento del principio de seguridad previsto en el artículo 4º literal g) de la Ley 1581 de 2012, GRACIA ERP SAS implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento:

• Cifrado en tránsito: Toda comunicación cliente-servidor se realiza mediante TLS/HTTPS.
• Cifrado en reposo: Las bases de datos y respaldos se almacenan cifrados.
• Control de acceso por roles (RBAC): Los permisos se otorgan según el principio de mínimo privilegio.
• Autenticación multifactor disponible para todos los usuarios y obligatoria para roles administrativos.
• Auditoría de accesos: Registros de todas las operaciones críticas realizadas en la plataforma.
• Copias de seguridad periódicas y planes de recuperación ante desastres.
• Monitoreo continuo de la infraestructura y respuesta a incidentes.

No obstante lo anterior, ninguna medida de seguridad ofrece protección absoluta. GRACIA ERP SAS no garantiza la inviolabilidad de sus sistemas frente a ataques informáticos y no será responsable por daños derivados de accesos no autorizados por parte de terceros, sin perjuicio de desplegar sus mejores esfuerzos para prevenir y remediar dichas situaciones.

El sitio web y la plataforma de Contagracia utilizan cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario, analizar el uso del servicio y personalizar contenido.

Los datos personales serán conservados por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados y para atender las obligaciones legales que resulten aplicables:

• Durante la vigencia del Contrato: Todos los datos del Suscriptor se conservan mientras el Contrato de servicio esté activo.
• Al finalizar el Contrato: El Suscriptor dispondrá de un plazo de 30 días calendario para descargar su información, transcurridos los cuales los datos serán eliminados de las bases de datos operativas.
• Retención por obligación legal: Cierta información será retenida por los términos legales exigidos por normas contables, tributarias y comerciales (por regla general, cinco años conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y el artículo 632 del Estatuto Tributario).
• Cumplida la obligación legal, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados de manera irreversible.

GRACIA ERP SAS se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Las modificaciones entrarán en vigor a partir de su publicación en el sitio web www.contagracia.com.

Los cambios sustanciales que afecten las finalidades del tratamiento o los derechos del Titular serán comunicados por medios idóneos —correo electrónico, aviso en la plataforma o cualquier otro medio efectivo— con anterioridad a su entrada en vigor.

El Titular es responsable de revisar periódicamente la versión más reciente de esta Política. El uso continuado del servicio con posterioridad a la publicación de las modificaciones constituirá aceptación de las mismas.

Para cualquier consulta, petición, queja o reclamo relacionado con la presente Política, o para el ejercicio de los derechos de Habeas Data, el Titular puede contactar a:

Fecha de expedición: Julio de 2026.
Última modificación: Julio de 2026.

La presente Política se encuentra vigente desde la fecha de su publicación y permanecerá disponible en el sitio web mientras la información objeto de tratamiento sea utilizada por GRACIA ERP SAS.