Lo esencial: el módulo de Automatizaciones de ContaGracia permite que una tarea repetitiva (avisar un pago, recordar una cartera vencida, cerrar el día de facturación) se ejecute cuando ocurre un evento o a una hora definida. Al abrir un flujo nuevo, la plataforma ofrece una biblioteca de 52 flujos listos y la opción de empezar en blanco.
Las capturas de pantalla de este artículo son reales; los nombres, NIT, cuentas y cifras que aparecen son datos de ejemplo.
Qué dice la plataforma (lo que se ve en pantalla)
La ventana «¿Cómo quiere empezar?» ofrece dos caminos: Empezar en blanco (lienzo vacío, «disparador por disparador») o escoger un flujo de la biblioteca y ajustarlo.
La biblioteca muestra 52 flujos, filtrables por área: 13 de contabilidad, 5 de recursos humanos, 14 de CRM, 6 de inventario, 6 de facturación y 5 de impuestos, entre otras categorías.
Cada tarjeta indica el disparador y el número de pasos. Por ejemplo, Aviso de pago recibido (disparador: pago recibido, 2 pasos), Aviso semanal de cartera vencida (en un horario, 4 pasos) y Aviso de cartera por vencer (3 días antes).
Junto al botón Nuevo flujo aparece Crear con IA, además de las opciones de credenciales e instructivo.
Un mensaje de la propia pantalla recuerda que los flujos nuevos arrancan apagados, para probarlos antes de activarlos.
El editor: lienzo, simulación y ejecuciones
El editor es un lienzo donde se conectan bloques: un disparador (por ejemplo, un mensaje de WhatsApp recibido), condiciones «Sí / entonces», acciones como asignar un lead a un usuario, un bloque Agente IA con modelo y memoria, y el envío de la respuesta. En la parte superior están los botones Guardar, Simular y Probar, el número de versión, el interruptor Activo y las pestañas Editor y Ejecuciones, donde se revisa qué pasó cada vez que el flujo corrió.
Paso a paso para su primer flujo
Entre a Automatizaciones y pulse Nuevo flujo.
Elija un flujo de la biblioteca cercano a su necesidad (por ejemplo, un aviso de cartera) o empiece en blanco.
Ajuste los pasos: a quién se avisa, con qué mensaje y en qué momento.
Use Simular y Probar antes de activar; revise el resultado.
Active el flujo y vigile la pestaña Ejecuciones las primeras semanas.
Ventajas y límites
Ventaja: menos tareas manuales repetidas y avisos puntuales (cartera, pagos, cierres) sin depender de que alguien se acuerde.
Ventaja: la biblioteca por área evita empezar de cero.
Límite: un flujo automatiza lo que usted configura; no reemplaza la revisión contable. Pruebe antes de activar y revise las ejecuciones.
Límite: las funciones disponibles dependen del plan contratado.
Interpretación para el emprendedor
Si hoy usted o su contador envían a mano los mismos recordatorios cada semana, ese es el mejor candidato para un primer flujo: es repetitivo, tiene un disparador claro y el riesgo de equivocarse es bajo. Empiece con uno, mídalo durante un mes y recién entonces agregue otros. Los planes de ContaGracia van desde $500.000 al año; las funciones disponibles dependen del plan contratado, por lo que conviene confirmar con el equipo comercial cuáles incluye el suyo.
Cómo verificarlo
Pida una demostración o entre a su panel en contagracia.com y abra Automatizaciones › Nuevo flujo: lo descrito aquí corresponde a esa pantalla.
Confirme con el equipo de ContaGracia qué flujos y cuántos pasos incluye su plan.
Contenido informativo, no constituye asesoría contable, tributaria ni legal. Las funciones descritas corresponden a la plataforma a octubre de 2026 y pueden variar según el plan y las actualizaciones.
Jefe editorial: Alejandro Herazo Mejía — Contador Público, Especialista en Gerencia Tributaria, Magíster en Auditoría, Doctorando en Economía y Finanzas
