Seguimientos y llamadas a clientes: cómo ContaGracia automatiza recordatorios de cobro y tareas de contacto — escrito por Alejandro Herazo Mejía

Lo esencial: la cartera se recupera con constancia, no con heroísmo. La biblioteca de flujos de ContaGracia incluye avisos de cartera y flujos de CRM con tareas de llamada pendiente, y el CRM registra actividades y seguimientos pendientes, de modo que el contacto con el cliente no dependa de la memoria de una persona.

Las capturas de pantalla de este artículo son reales; los nombres, NIT, cuentas y cifras que aparecen son datos de ejemplo.

Qué ofrece la plataforma

• Flujos de CRM en la biblioteca: la categoría CRM reúne 14 flujos. Entre los que se ven en pantalla: Primer contacto con un lead nuevo (crea una tarea de primer contacto para hoy y avisa al responsable), Arranque después de ganar una oportunidad (deja al asesor la tarea de coordinar el arranque para el día siguiente) y flujos como Empresa que se enfría: aviso y llamada pendiente, que dejan una llamada pendiente asignada.

• Flujos de cartera: la categoría Contabilidad incluye avisos como Aviso de cartera por vencer (3 días antes) y Aviso semanal de cartera vencida (cada lunes, con el resumen para quien pueda ver la cartera).

• Actividades en el CRM: el panel muestra «Actividades pendientes» (tareas y seguimientos por completar) para que el equipo vea qué contactos faltan.

• Cada flujo se puede ajustar (mensaje, tiempos y responsables) antes de activarlo; confirme con el equipo de ContaGracia qué canales (correo, WhatsApp) están disponibles en su plan.

Cómo armar una cobranza por etapas

1. Defina las etapas: antes del vencimiento, +1 día, +8 días y +15 días (son ejemplos; ajústelas a su política).

2. Elija o ajuste un flujo por etapa y personalice el mensaje (tono cordial al inicio, más firme después).

3. En la etapa de mayor mora, deje una tarea de llamada para una persona concreta (por ejemplo, con un flujo de «llamada pendiente»).

4. Pruebe con Simular/Probar, active y revise Ejecuciones.

Un referente legal útil

La Ley 2024 de 2020 fija plazos máximos de pago en las operaciones comerciales (45 días calendario desde 2022, según la norma); es un buen punto de partida para definir sus plazos y etapas. Confirme el texto vigente en la Secretaría del Senado o con su asesor.

Ventajas y límites

• Ventaja: constancia y trazabilidad; el equipo sabe qué contacto toca cada día.

• Límite: una llamada sigue siendo una gestión humana; el flujo recuerda y asigna, no negocia.

• Límite: revise la redacción de cada mensaje y respete la normativa de protección de datos y de contacto con clientes.

Interpretación para el emprendedor

Si tiene clientes que pagan tarde, mida primero cuántos días de mora tiene su cartera y fije un calendario de contactos. Automatizar el recordatorio libera tiempo para lo que sí requiere conversación. Los planes de ContaGracia van desde $500.000 al año; las funciones disponibles dependen del plan contratado, por lo que conviene confirmar con el equipo comercial cuáles incluye el suyo.

Contenido informativo, no constituye asesoría contable, tributaria ni legal. Las funciones descritas corresponden a la plataforma a octubre de 2026 y pueden variar según el plan y las actualizaciones.

Jefe editorial: Alejandro Herazo Mejía — Contador Público, Especialista en Gerencia Tributaria, Magíster en Auditoría, Doctorando en Economía y Finanzas