Contenido informativo basado en fuentes oficiales. No constituye asesoría.
Qué dice la norma
El Decreto 1040 del 5 de agosto de 2026, expedido por el Gobierno Nacional a través del Ministerio del Trabajo, adiciona el Capítulo 8 al Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1072 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo). Reglamenta parcialmente el artículo 4, los numerales 15 y 16 del artículo 15, y los artículos 16, 17, 18 y 20 de la Ley 2466 de 2025 (reforma laboral), y desarrolla disposiciones de las Leyes 1010 de 2006, 2365 de 2024, 1257 de 2008, 248 de 1995 y 2528 de 2025 (esta última aprobatoria del Convenio 190 de la OIT).
Su artículo 2 establece que rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias. No previó un período de transición ni un plazo escalonado según el tamaño de la empresa.
Estos son los deberes concretos que el nuevo Capítulo 8 impone a empleadores y entidades contratantes:
1. Adoptar y socializar una política de prevención (artículo 2.2.1.8.2.1). Debe contener como mínimo: construcción participativa con las personas trabajadoras y los sindicatos; principios rectores de dignidad humana, igualdad, equidad de género, respeto, confidencialidad, no revictimización y debida diligencia; declaración institucional de cero tolerancia; identificación de derechos y deberes de empleadores, trabajadores, contratistas y terceros vinculados; acciones de prevención y promoción; mecanismo de evaluación y seguimiento con indicadores, responsables y frecuencia de reporte; y articulación con el SG-SST, el comité de convivencia laboral y las instancias de atención existentes.
2. Adoptar un protocolo operativo de prevención, atención y sanción, con al menos: ruta de atención integral (orientación, recepción, investigación, protección y cierre); canales seguros y confidenciales de denuncia, accesibles también a contratistas, aprendices y personal temporal o en misión; designación de responsables y funciones; medidas de protección inmediata a víctima y testigos; garantía de debida diligencia y debido proceso; acciones preventivas y correctivas; difusión y capacitación en lenguaje claro e incluyente; recopilación y reporte estadístico de casos con protección de datos personales; y articulación con Ministerio del Trabajo, Fiscalía, Procuraduría y Defensoría del Pueblo, entre otras.
La política y el protocolo deben publicarse, socializarse y ser conocidos por todas las personas sin importar su vínculo laboral, y la norma exige garantizar espacios de formación y actualización anualmente.
3. Actualizar reglamentos y contratos (artículo 2.2.1.8.2.2). Los empleadores públicos y privados deben incorporar de manera expresa las disposiciones del decreto en los reglamentos internos de trabajo e informar, tanto allí como en los contratos de trabajo y otras formas de vinculación, sobre la existencia y la vinculatoriedad de la política y el protocolo.
4. Atender y proteger. Ante un caso, el decreto exige acompañamiento integral y orientación jurídica inicial a la víctima; activación de la ruta interna; solicitud a la ARL de atención emocional y psicológica; tratamiento seguro de la información conforme a la Ley 1581 de 2012; y valoración del riesgo psicosocial dentro del SG-SST. Las medidas de protección pueden ser organizativas, físicas, contractuales, pedagógicas o psicosociales: ajustes de turnos y jornada, posibilidad de teletrabajo, redistribución de tareas, cambios en la supervisión y evitar el contacto entre la víctima y la persona denunciada.
5. Plazos y garantías puntuales que conviene tener presentes:
Las quejas pueden presentarse por medios electrónicos, físicos o verbales, y no se requiere denuncia penal ni queja disciplinaria previa (artículo 2.2.1.8.2.6).
En casos de violencia o acoso sexual, las medidas de traslado de área, teletrabajo, no interacción con la persona investigada y terminación del vínculo sin preaviso deben adoptarse a solicitud de la víctima en un término no superior a cinco (5) días hábiles (artículo 2.2.1.8.3.7).
Carecen de efecto las terminaciones unilaterales del contrato o las destituciones de la víctima que ocurran dentro de los seis (6) meses siguientes a la presentación de la petición, siempre que se verifique —por vía judicial, administrativa o de control— la ocurrencia de los hechos denunciados (artículo 2.2.1.8.2.7).
En casos de violencia basada en género, la víctima tiene derecho a la no confrontación con el presunto agresor y a que la conducta no sea conciliable (artículo 2.2.1.8.1.8).
Opera una presunción de discriminación en situaciones de sujeción o indefensión, que debe desvirtuar quien ejecuta el presunto acto discriminatorio; la simple negación de los hechos puede resultar insuficiente (artículo 2.2.1.8.3.4).
6. Consecuencias por incumplir. El parágrafo del artículo 2.2.1.8.2.1 señala que el Ministerio del Trabajo vigilará y sancionará, en el marco de los artículos 485 y 486 del Código Sustantivo del Trabajo, la no existencia y la falta de socialización de la política y el protocolo. El artículo 486 del CST, modificado por el artículo 7 de la Ley 1610 de 2013, contempla multas de uno (1) hasta cinco mil (5.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, graduadas según la gravedad de la infracción y mientras esta subsista. Con el salario mínimo de 2026 —$1.750.905, fijado por el Decreto 159 del 19 de febrero de 2026—, el rango va de $1.750.905 hasta $8.754.525.000.
Por su parte, el artículo 10 de la Ley 1010 de 2006 contempla, para el acoso laboral, multa entre dos (2) y diez (10) salarios mínimos legales mensuales para quien lo realice y para el empleador que lo tolere: entre $3.501.810 y $17.509.050 en 2026.
A quién aplica
El ámbito de aplicación del artículo 2.2.1.8.1.4 es deliberadamente amplio: todos los sectores, público o privado, de la economía formal e informal, en zonas urbanas o rurales, en espacios físicos o virtuales, incluidos los ámbitos de formación para el trabajo en todos sus niveles.
Y el listado de sujetos de protección del artículo 2.2.1.8.1.5 va más allá de la nómina: trabajadores asalariados; personas que trabajan cualquiera que sea su situación contractual; trabajadores por cuenta propia o informales; personas en formación (pasantes, aprendices, practicantes, internos, judicantes); personas despedidas; personas voluntarias; personas en busca de empleo y postulantes; y quienes ejercen la autoridad o las responsabilidades de un empleador.
En términos prácticos: la norma no fija un número mínimo de trabajadores. Una empresa con dos empleados, un emprendimiento con aprendices del SENA o una compañía que trabaja con equipos remotos quedan cubiertos igual que una gran organización. Lo que sí puede variar, de manera razonable y proporcional al tamaño y la estructura, es la forma de implementar los instrumentos, no la obligación de tenerlos.
Posibles cambios o novedades frente al régimen anterior
Antes de este decreto, la materia se gobernaba principalmente por la Ley 1010 de 2006 —centrada en el comité de convivencia laboral y en el acoso laboral como conducta— y por reglas dispersas sobre acoso sexual y violencia de género. Las novedades más visibles del Decreto 1040 de 2026 son:
Convierte en obligación reglamentaria expresa tener una política y un protocolo escritos, con contenidos mínimos verificables. Antes existía el deber genérico de prevención; ahora hay una lista frente a la cual el inspector de trabajo puede contrastar documentos.
Amplía la cobertura personal más allá del contrato de trabajo, incluyendo aprendices, contratistas, voluntarios y aspirantes.
Incorpora reglas probatorias: presunción de discriminación, flexibilización de la carga de la prueba y valoración con enfoque de género.
Introduce una regla de ineficacia de la terminación del contrato dentro de los seis meses siguientes a la queja, condicionada a la verificación de los hechos.
Vincula a las ARL, que deberán implementar líneas telefónicas o plataformas digitales de apoyo psicológico y primeros auxilios emocionales, sin importar el tipo de vínculo.
Ventajas y desventajas (lectura informativa)
A favor. Un protocolo escrito reduce la improvisación en el peor momento posible: cuando ya hay una queja sobre la mesa. Da a la empresa una ruta de actuación, evidencia de debida diligencia y trazabilidad documental. También aporta un dato menos evidente: al articularse con el SG-SST y con la valoración del riesgo psicosocial, ordena información que ya se estaba recogiendo de manera fragmentada.
En contra o de cuidado. La carga administrativa recae con más peso sobre las empresas pequeñas, que rara vez cuentan con área de talento humano. La exigencia de construcción participativa y de formación anual implica tiempo y costo recurrentes. Además, por tratarse de un decreto reglamentario, su alcance debe leerse en armonía con las leyes que desarrolla; su legalidad puede ser controvertida ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo mediante el medio de control de nulidad, como ocurre con cualquier acto administrativo de carácter general. Mientras eso no suceda y no medie suspensión provisional, la norma se presume legal y es de obligatorio cumplimiento.
Un apunte contable. Los costos de implementación —capacitaciones, canales de denuncia, asesoría— son erogaciones del período y su deducibilidad en renta se evalúa bajo los criterios de relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad del artículo 107 del Estatuto Tributario. Distinto es el tratamiento de una eventual multa o de una contingencia por litigio laboral: el reconocimiento de una provisión procede cuando existe una obligación presente resultante de un suceso pasado, es probable la salida de recursos y el importe puede estimarse con fiabilidad (NIC 37 para el Grupo 1 y Sección 21 del Estándar para Pymes en el Grupo 2, conforme al Decreto 2420 de 2015 y sus anexos). Conviene recordar, además, que las multas y sanciones de entidades oficiales no son deducibles en los términos del artículo 105 del Estatuto Tributario.
Una interpretación para el emprendedor
Si usted tiene personal a cargo —aunque sean dos personas, aunque trabajen desde casa, aunque haya un aprendiz del SENA—, el Decreto 1040 de 2026 ya le aplica y no hay plazo de gracia que esperar: la tarea concreta de estas semanas es documental y se puede hacer sin abogado de planta, empezando por escribir una política corta y honesta de cero tolerancia, definir por dónde se recibe una queja y quién la atiende, dejar constancia de que ambos documentos se socializaron con todo el equipo, e incorporar la referencia en el reglamento interno y en los contratos; porque, según el parágrafo del artículo 2.2.1.8.2.1, lo que el Ministerio del Trabajo puede sancionar no es únicamente que ocurra un caso de acoso, sino que la política y el protocolo no existan o no se hayan socializado, y esa es precisamente la parte que depende por completo de usted.
Cómo verificarlo (fuentes oficiales)
Decreto 1040 del 5 de agosto de 2026 — Decretos de agosto de 2026, DAPRE – Presidencia de la República: dapre.presidencia.gov.co
Decreto 1040 de 2026 (texto completo compilado) — Régimen Legal, Secretaría Jurídica Distrital: alcaldiabogota.gov.co
Decreto 1072 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, al que se adiciona el Capítulo 8) — Gestor Normativo, Función Pública: funcionpublica.gov.co
Ley 2466 de 2025 (reforma laboral) — Gestor Normativo, Función Pública: funcionpublica.gov.co
Ley 1010 de 2006 (acoso laboral; artículo 10, sanciones) — Secretaría del Senado: secretariasenado.gov.co
Ley 1610 de 2013 (artículo 7, que modificó el artículo 486 del CST) — Secretaría del Senado: secretariasenado.gov.co
Código Sustantivo del Trabajo (artículos 485 y 486) — SUIN-Juriscol: suin-juriscol.gov.co
Decreto 159 del 19 de febrero de 2026 (salario mínimo mensual legal vigente 2026: $1.750.905) — SUIN-Juriscol: suin-juriscol.gov.co
Ley 2365 de 2024 (prevención y sanción del acoso sexual en el ámbito laboral) — Régimen Legal, Secretaría Jurídica Distrital: alcaldiabogota.gov.co
Jefe editorial: Alejandro Herazo Mejía — Contador Público, Especialista en Gerencia Tributaria, Magíster en Auditoría, Doctorando en Economía y Finanzas.
