Informe técnico tributario | Concepto profesional. Elaborado por Aldo Alfonso Cabarcas Gómez, Contador Público — T.P. 148225-T. Con el auspicio institucional de GRACIA ERP S.A.S. Fuente normativa citada por el autor: Concepto DIAN No. 100202208-1587 del 30 de agosto de 2026 (reconsideración del Concepto 005224 de 2026). Contenido informativo; no constituye asesoría.
1. Introducción y contexto: qué ocurrió y por qué es tan importante
Para cualquier persona, sea empresaria, administradora de un conjunto residencial, contadora o líder de compras, la contratación de servicios de vigilancia privada, aseo, cafetería y personal temporal representa uno de los gastos más recurrentes. En estos contratos, el valor que se paga está compuesto casi en su totalidad (entre un 85 % y 90 %) por salarios, prestaciones y seguridad social de los trabajadores, mientras que la verdadera ganancia y margen operativo de la empresa prestadora reside en una pequeña porción llamada AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad).
Durante los primeros meses del año 2026, la DIAN emitió un concepto (Concepto 005224 de abril de 2026) que causó una grave alarma: indicó que las empresas clientes debían retener impuestos sobre el 100 % de la factura y no solo sobre el AIU. Esto significaba que a estas compañías de servicios les retenían dinero que en realidad correspondía a la nómina de los guardas o del personal de aseo, dejándolas en una situación financiera crítica.
El 30 de agosto de 2026, mediante el Concepto 100202208-1587, la Dirección de Gestión Jurídica de la DIAN corrigió oficialmente el rumbo, reconsideró su doctrina y dictaminó de forma definitiva que la retención en la fuente a título de renta sí debe calcularse únicamente sobre la base del AIU (mínimo 10 % del contrato).
2. Comparativo: postura anterior frente a postura vigente
Base para practicar la retención en renta. Criterio anterior (Concepto 005224 de abril de 2026): sobre el valor total (100 %) de la factura o pago. Nuevo criterio: sobre el componente AIU, que no puede ser inferior al 10 % del contrato.
Jerarquía normativa aplicada. Antes se dio prioridad al Decreto Reglamentario 1625 de 2016 (artículo 1.2.4.4.10) por encima de la ley. Ahora se aplica el principio de jerarquía: el artículo 462-1 del Estatuto Tributario prima sobre el decreto.
Control de cuantía mínima (2 UVT). Se mantiene la verificación sobre el total de la operación.
Efecto financiero. Se pasa de una descapitalización acelerada y acumulación de saldos a favor artificiales, a la protección del flujo de caja y una retención acorde con la utilidad real.
3. La regla de los dos pasos para aplicar la retención
Conviene distinguir con precisión entre el monto que activa la obligación de retener y la base sobre la cual se calcula el impuesto.
Paso 1 — el disparador o cuantía mínima. ¿Se debe practicar retención? Se toma el valor total del servicio facturado. Si supera las 2 UVT (Decreto 572 de 2025 / artículo 1.2.4.4.1 del DUR 1625), entonces sí hay retención.
Paso 2 — la liquidación o base real. ¿Sobre cuánto se calcula? Confirmado que supera las 2 UVT, la tarifa no se aplica sobre el valor total, sino exclusivamente sobre el valor del AIU pactado (mínimo 10 % del contrato).
4. Casos prácticos y ejemplos numéricos
Caso 1: empresa que contrata servicio de vigilancia privada mensual. Un centro comercial contrata una empresa de vigilancia autorizada por la Superintendencia de Vigilancia Privada. Valor total mensual del servicio: $20.000.000 antes de IVA. AIU pactado y discriminado en la factura: 10 % ($2.000.000). Tarifa reglamentaria por servicios de vigilancia (artículo 1.2.4.4.10): 2 %.
Verificación de cuantía mínima: el pago total de $20.000.000 supera ampliamente las 2 UVT. Procede retención.
Base gravable: $2.000.000 (AIU del 10 %).
Retención en renta: $2.000.000 × 2 % = $40.000.
Comparación: con el criterio revocado se habrían retenido $20.000.000 × 2 % = $400.000. Son $360.000 de más, recursos destinados a la nómina de los vigilantes.
Caso 2: conjunto residencial que contrata servicio de aseo y cafetería. Valor total mensual facturado: $5.000.000. AIU pactado: 12 % ($600.000); como es mayor al 10 % legal, se respeta el 12 %. Tarifa: 2 %.
Verificación de cuantía mínima: $5.000.000 supera 2 UVT. Procede retención.
Base de retención: el AIU real de la factura, $600.000.
Retención practicada: $600.000 × 2 % = $12.000.
Impacto: la empresa de aseo recibe $4.988.000 netos. Con la tesis anterior le habrían descontado $100.000.
Caso 3: contratación de personal operativo con empresa de servicios temporales (EST). Una fábrica contrata trabajadores en misión a través de una EST autorizada por el Ministerio del Trabajo. Valor total facturado en la quincena: $50.000.000. AIU pactado: 10 % ($5.000.000). Tarifa aplicable a servicios temporales: 1 %.
Verificación de cuantía mínima: $50.000.000 supera 2 UVT. Procede retención.
Base de retención: $5.000.000 (AIU).
Retención practicada: $5.000.000 × 1 % = $50.000.
Análisis financiero: con el criterio revocado la fábrica habría retenido $500.000. El alivio de liquidez inmediata para la EST en ese solo pago es de $450.000.
5. Conclusiones y recomendaciones técnicas
A. Para las empresas prestadoras (aseo, vigilancia y servicios temporales).
Alivio del flujo de caja. Estas industrias operan con márgenes netos del 3 % al 6 %. Retener sobre el 100 % del ingreso equivalía a confiscar su utilidad y parte del costo laboral.
Facturación electrónica transparente. Es indispensable discriminar con total claridad en la factura electrónica el valor correspondiente al AIU y su porcentaje, asegurando que nunca sea inferior al 10 %.
Cumplimiento laboral y de seguridad social. El parágrafo del artículo 462-1 exige que el prestador esté al día con sus obligaciones de nómina y seguridad social. Si no cumple, pierde el derecho a la base especial.
B. Para las empresas clientes y administraciones (agentes retenedores).
Actualización en sistemas ERP y contables. Los departamentos de cuentas por pagar deben parametrizar sus sistemas (como GRACIA ERP y demás soluciones de software empresarial) para que la base de retención en renta en estos códigos de servicio sea el AIU y no el total bruto.
Manejo de retenciones practicadas en exceso entre abril y agosto de 2026. Quienes retuvieron sobre el 100 % deben revisar con sus proveedores la posibilidad de solicitar o reintegrar esas sumas mediante los mecanismos del artículo 1.2.4.16 del DUR 1625 de 2016.
Exigencia de soportes de autorización. Para aplicar válidamente la base especial, el pagador debe solicitar copia de la resolución de autorización ante la SuperVigilancia (vigilancia) o el Ministerio del Trabajo (temporales).
C. Seguridad jurídica y principio de legalidad. Este concepto representa un triunfo del principio de jerarquía normativa y de la sensatez económica en la administración tributaria. Demuestra que un decreto reglamentario no puede contradecir una ley expedida por el Congreso de la República (Ley 1819 de 2016), garantizando reglas claras, equitativas y sostenibles para el sector empresarial en Colombia.
Cómo verificarlo (fuentes oficiales)
Nota de la redacción. Este es un artículo invitado y refleja el análisis profesional de su autor. Antes de modificar la parametrización de retenciones en sus sistemas, verifique el texto íntegro y la vigencia del concepto citado en la doctrina oficial de la DIAN, y tenga en cuenta que en el normograma figuran los conceptos 005224 del 6 de abril de 2026 y 010208 del 9 de junio de 2026, que sostienen el criterio de la base total.
Aldo Alfonso Cabarcas Gómez — Contador Público, Tarjeta Profesional No. 148225-T. Con el auspicio institucional de GRACIA ERP S.A.S.
